CARTILHA SOBRE PONTO
ELETRÔNICO
ÍNDICE
A.
Informações Gerais .....................................................................
|
03
|
B. Instrução
de Serviço ....................................................................
|
04
|
C.
Tipos de Faltas .............................................................................
|
07
|
D.
Tolerâncias ...................................................................................
|
08
|
E. Perguntas
Frequentes .................................................................
|
10
|
F. Administradores
..........................................................................
|
17
|
G. Referências
...................................................................................
|
18
|
ANEXO I: Folha de Ponto Manual
...................................................... 19
________________________________________________________________________
A. INFORMAÇÕES GERAIS
A adoção do Sistema de Registro de Ponto Eletrônico
Biométrico é um importante passo em direção a uma gestão mais eficiente.
O Ponto Eletrônico não está sendo instituído para penalizar os
colaboradores. Ao contrário, serve para proteger o bom trabalhador na medida em
que estabelece tratamento igual para todos.
O Ponto Eletrônico é um instrumento democrático, através do qual o
colaborador presta contas de seu trabalho à instituição que o remunera.
A implantação do sistema biométrico altera a forma e as normas de
apuração da frequência dos colaboradores direta e indiretamente. E permite um
acompanhamento mais efetivo do cumprimento da frequência e do horário de
trabalho.
Preparamos uma Cartilha com as regras de
desconto que o sistema utilizará para apurar a frequência, visto que a incidência
das batidas de ponto passa a repercutir na Folha de Pagamento de maneira
automática. No entanto o colaborador poderá procurar o DP da Sede, departamento
responsável por controlar o ponto, caso necessite de maiores esclarecimentos sobre
as justificativas, abonos de faltas, etc.
Se por acaso você ainda não cadastrou a sua digital, ou não realizou sua
fotografia para o crachá de identificação, procure o DP da Sede. Assim você estará
de acordo com as normas da empresa e ajudará o IABAS a cumprir com a determinação
do Ministério do Trabalho.
Todos os profissionais contratados pelas OSS (Organização Social de Saúde) devem ser cadastrados e ter sua frequência registrada em ponto eletrônico biométrico.
1.
Fica instituído o Sistema de Registro de
Ponto Eletrônico Biométrico, como ferramenta oficial de verificação de
frequência dos colaboradores em exercício;
2.
Todos os colaboradores em
exercício ficam sujeitos ao registro de ponto eletrônico biométrico;
3.
Os colaboradores
lotados em mais de uma unidade terão que informar este fato a administração das
mesmas, para que seu registro possa ser enviado para todos os equipamentos, e consequentemente,
sua marcação possa ser registrada na unidade onde esteja;
4.
Os colaboradores
impedidos de registro de ponto biométrico, por ausência de digitais, utilizarão
apenas o cartão de ponto para efetuar sua marcação;
5.
À vista da
natureza de suas atribuições, ficam excetuados do disposto neste artigo:
5.1 Os colaboradores ocupantes de cargos de Diretores,
Gerentes, Coordenadores e Supervisores;
5.2 Os colaboradores que, necessariamente,
desempenhe suas atividades em serviço externo, quando comprovadamente no exercício
delas, tenham que deslocarem-se da repartição em que estiverem lotados.
a) Nos caso anterior,
o gerente estará autorizado a dispensar o colaborador do registro de ponto
eletrônico biométrico;
b) Os colaboradores
dispensados de registro de frequência no ponto eletrônico deverão encaminhar a
folha de ponto manual (ANEXO I) assinadas pelo gerente ou cargo equivalente, o
qual será responsável pelo cumprimento da jornada de trabalho do colaborador.
6.
A Carga Horária semanal acordada deverá ser cumprida integralmente e
caberá a OSS, em conjunto com os gerentes/diretores dos Departamentos o
controle do registro. Portanto, não é permitido qualquer tipo de acordo com os
profissionais diferente da carga horária contratada;
6.1 É
permitida a compensação/prorrogação de horas, para antes ou depois do horário,
desde que seja notificada e autorizada pela gerência do Departamento.
7.
Os colaboradores que vierem a praticar
fraude no registro da frequência, ou quaisquer outros atos para justificar
ausências indevidas do local de trabalho, terão, se por força das
circunstâncias não houver cometimento de outra maior, as penas previstas no
art.56, §7° da Lei n°.10.460/1988, quais sejam:
I -
repreensão, na primeira ocorrência;
II -
suspensão por até 30 (trinta) dias, na segunda ocorrência;
III -
demissão, na terceira.
8.
Inconsistências
É comum ocorrer que o empregado deixe de assinalar
no controle de horário a sua hora de entrada e/ou sua hora de saída.
O empregado que deixar de assinalar seu horário de
trabalho, estará cometendo falta grave, passível de punição, sendo que não deve
ser aplicada com o mesmo rigor em todos os casos.
No caso de esquecimento, o empregado deve ser
advertido e alertado que a reincidência poderá caracterizar falta grave,
ensejando a justa causa, já que a assinalação do horário de trabalho faz parte
de suas obrigações contratuais.
Com relação aos empregados que não assinalam o
horário por atrasos ou saídas antecipadas, estes devem ser advertidos que na
repetição do fato serão punidos com a demissão por justa causa;
9.
Fixadas às jornadas de trabalho fica
estabelecida uma tolerância de 10
minutos para os registros das entradas e saídas, desde que cumprida à carga
horária exigida pelo cargo;
9.1
Findado o período de tolerância
estabelecido, o registro de frequência poderá ser realizado devendo ser
computados os minutos de atraso, observado o disposto no inciso I do artigo Art. 58 da CLT;
§1º Não serão
descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário
no registro de ponto não excedentes de dez minutos, observado o limite máximo
de dez minutos diários.
9.2 O gestor de cada departamento, será
responsável pelo recebimento e repasse da informação, para lançamento de
justificava de atraso e faltas no Departamento Pessoal;
9.3 Os
atrasos justificados poderão ser abonados, sempre com a autorização do gerente
ou cargo equivalente, ao qual o colaborador estiver subordinado;
9.4 As gerências dos
departamentos deverão monitorar as ocorrências de faltas e atrasos justificados,
devendo encaminhar os casos recorrentes ao responsável pelo tratamento do ponto
no DP da Sede.
9.5 Se o gestor do ponto for conivente com
fraudes no registro de frequência, será a ele aplicadas punições, que podem
variar de:
I - Suspensão
por até 30 (trinta) dias na primeira ocorrência;
II – Demissão,
na segunda;
C. TIPOS DE FALTAS
Existem dois
tipos de faltas que podem ser computadas pelo Sistema. O valor do desconto é
calculado com base no salário de cada colaborador.
Tipo
|
Quando Acontece
|
Horas\Falta
|
- Quando o ponto for registrado fora dos
limites de tolerância*1
- Quando o atraso for superior às horas
extras.
|
Dias\Falta
|
- Quando não houver nenhum registro no dia.
- Quando há somente 1
batida no dia. (definido pela gerência)*2
|
*1
Quando o ponto for registrado fora dos limites de tolerância: Caso o
colaborador chegue 20 minutos atrasado, poderá em acordo com a gerência, ser
compensado o horário de saída em 20 minutos, assim, zerando o saldo diário. *2
Quando há somente 1 batida no dia: Caso haja entendimento da gerência que
o colaborador não está realizando as marcações por displicência, devido as
inúmeras recorrências de esquecimento, poderá ser definida como punição a falta
no dia, para posteriormente desconto em folha. Caso seja constatado que
realmente não há desvio de conduta ou indisciplina por parte do colaborador,
poderão ser adotadas medidas no tratamento do ponto como justificativas,
inclusão de marcações nas situações onde há esquecimento, ou deixar a marcação
em aberto com uma justificativa.
Auxiliar do sistema de ponto
do IABAS fica responsável pela operacionalização do Sistema de Ponto
Eletrônico.
ATRASOS
Entrada: O sistema não irá gerar atraso caso a marcação seja feita em até
10 minutos após o início do expediente.
Intervalo de
almoço: É obrigatória a marcação do intervalo. Há uma
tolerância de 5 minutos para atraso no horário de intervalo. Sendo assim,
qualquer marcação excedente à 65 (sessenta e cinco) minutos de intervalo, será
computada como débito.
Saída: Não existe tolerância para atraso na saída. Qualquer marcação
realizada antes do horário do trabalho terminar entrará como débito, salvo se
há compensação.
HORA EXTRA
Entrada: O sistema possui tolerância para cálculos nas marcações realizadas
10 minutos antes do início do expediente.
Intervalo de
almoço: Não existe tolerância de hora extra no
intervalo. Qualquer marcação realizada antes do período de 60(sessenta)
minutos, será contabilizada como hora extra.
Saída: O sistema possui tolerância para cálculos nas marcações realizadas
10 minutos após o término do expediente.
Exemplos:
Carga
Horária
|
Entrada
|
Saída
Almoço
|
Retorno
Almoço
|
Saída
|
Total
|
08:00
às 18:00
|
08:00
|
12:00
|
13:00
|
18:00
|
Sem Saldos
|
08:00
às 18:00
|
07:50
|
12:00
|
13:00
|
18:00
|
Extra dentro da
tolerância.
|
08:00
às 18:00
|
07:40
|
12:00
|
13:00
|
18:00
|
20 min. Extras
|
08:00
às 18:00
|
08:20
|
12:00
|
13:00
|
18:00
|
20 min. Atraso
|
08:00
às 18:00
|
08:00
|
12:00
|
13:00
|
18:10
|
Extra dentro da
tolerância
|
08:00
às 18:00
|
08:00
|
12:00
|
13:00
|
18:30
|
30 min. Extras
|
08:00
às 18:00
|
08:00
|
12:00
|
12:45
|
18:00
|
15 min. Extras
|
08:00
às 18:00
|
08:00
|
12:00
|
13:10
|
18:00
|
10 min. Atraso
|
1.
Os abonos de faltas e atrasos
justificados deverão ser apresentados ao responsável pelo departamento, até o
último dia útil da semana subsequente à semana do ocorrido.
2.
É vedado ao colaborador o registro do
ponto durante os afastamentos considerados como efetivo exercício;
3.
Fica vedada a realização de horas-extras
sem a prévia e expressa autorização do supervisor imediato;
4.
As situações omissas nesta Instrução
serão tratadas nos termos da legislação vigente.
DISPÕE SOBRE REGISTRO E CONTROLE DE FREQUÊNCIA ELETRÔNICO
CONSIDERANDO o Decreto
PCRJ nº 33536 de 25 de março de 2011 que estabelece procedimentos para apuração
e controle de frequência por parte das OSS;
CONSIDERANDO a Portaria
nº 1510 de 21 de agosto de 2009, editada pelo Ministério do Trabalho e Emprego,
que determinou a utilização obrigatória do Registro Eletrônico de Ponto e
regulamentou sua utilização;
CONSIDERANDO a instrução
normativa nº 85, de 26 de julho de 2010, editada pelo Ministério do Trabalho e
Emprego;
CONSIDERANDO a
necessidade de controle e registro adequado das horas trabalhadas;
E. PERGUNTAS FREQUENTES
1: Quais os principais requisitos do REP?
R: a. Ter como
finalidade exclusiva a marcação de ponto;
b. Possuir memória das marcações de ponto
que não possa ser alterada ou apagada;
c. Emitir comprovante a cada marcação
efetuada pelo trabalhador;
d. Não possuir mecanismo que permita
marcações automáticas ou restrições às marcações.
2: Uma vez que o empregado será
identificado no REP pelo PIS, como fazer com o trabalhador recém-admitido que
ainda não possui número de PIS?
R: Todo trabalhador
precisa ter número de PIS, até para efeito de recolhimento ao FGTS e informação
ao CAGED. Para o empregado de primeiro emprego, caso não possua PIS nos
primeiros dias de trabalho, o controle poderá ser feito manual ou mecanicamente
até que ele receba o seu número de PIS. Com os dados do funcionário em mãos, o
responsável pelo cadastramento, entrará em contato diretamente com a CAIXA
ECONÔMICA, através de um telefone 0800 para solicitação da numeração do PIS.
3: Como proceder no caso de empregados que
ainda não possuem crachá para efetuar a marcação no relógio eletrônico? Estas
marcações podem ser efetuadas manual ou mecanicamente e, posteriormente, ser
inseridas no Programa de Tratamento?
R: Sim. Deverá ser feita
uma folha manual, onde serão preenchidos os horários realizados pelo
colaborador.
4: Se o empregado esquecer de marcar o ponto
de entrada ou saída do estabelecimento de trabalho, o que a empresa pode fazer?
R: O empregador deve
proceder pelo Programa de Tratamento, onde poderão ser incluídos os registros
da jornada laborada pelo empregado. Estas inclusões são feitas no DP da Sede
pelo funcionário responsável pelo tratamento do ponto, com base nas informações
passadas pela gerência do Departamento. Encontra-se no âmbito do poder diretivo
do empregador a medida a ser adotada quanto ao comportamento do empregado. Em
caso de constante reincidência, cabe ao gerente analisar e adverti-lo de forma
verbal, escrita, com suspensões ou até mesmo rescisão do contrato de trabalho.
5: Se o empregado, sem autorização do
empregador, efetuar marcação de saída após o horário de sua jornada, qual o
procedimento deve ser adotado?
R: O SREP (Sistema de
Registro de Ponto Eletrônico) deve registrar os horários efetivamente
trabalhados. Se o empregado tiver trabalhado, o horário deve ser considerado
para efeito de pagamento. O Programa de Tratamento prevê a possibilidade de
correções. A justificativa da correção será analisada pelo auditor-fiscal do
trabalho no momento da fiscalização. Questões relacionadas ao comportamento do
empregado não dizem respeito à Portaria MTE 1.510/2009 e sim ao poder diretivo
do empregador. Caberá ao responsável do Departamento adverti-lo de forma
verbal, escrita, com suspensões ou até mesmo rescisão do contrato de trabalho.
6: Em que grau podem ser tratados esquecimentos? Qual seria a melhor
conduta para estes casos? Sendo que o funcionário pode sempre alegar
esquecimento, ressaltando que no sistema podemos incluir um horário ou lançar
uma justificativa.
R: O sistema não
calcula o dia se houver alguma marcação em aberto e isto gera um grande
transtorno para o fechamento mensal. Na hipótese de controle de jornada não
podemos considerar como justificativa de não marcação, o esquecimento. O funcionário
está obrigado a marcar seu horário de trabalho, não o fazendo, cabe à empresa
puni-lo, com advertência, suspensão ou até mesmo com demissão por justa causa.
7: Se o horário do empregado não estiver
disponível no REP, como o equipamento identificará se uma marcação é de entrada
ou de saída?
R: O reconhecimento das
marcações como entrada ou saída ao serviço será realizada pelo Programa de
Tratamento de Registro de Ponto com base na ordem em que são registradas.
8: Quais são as "marcações indevidas"
citadas no art. 12, parágrafo único, da Portaria MTE 1.510?
R: São aquelas que não
correspondem efetivamente à entrada ou saída do trabalho, ou aquelas feitas em
duplicidade.
9: Adotado
o REP, é obrigatório o registro do intervalo de repouso no equipamento?
R: Não. O § 2º do art.
74 da CLT admite a pré-assinalação do período de repouso. É facultado ao
empregador exigir ou não o registro da entrada e saída dos intervalos de seus
empregados.
10: A empresa poderá definir e impor o
horário que o empregado irá cumprir?
R: Sim, no momento da
contratação do empregado são definidas as condições contratuais, inclusive
quanto ao horário de trabalho. O que não pode haver é o bloqueio do sistema de
ponto eletrônico, não permitindo que o empregado registre seu horário de
trabalho, quando ele ocorre fora do previsto. Se o empregador permitir que o
empregado adentre o estabelecimento para iniciar seu trabalho, o empregado tem
de fazer o registro desse horário no REP.
11: Um empregado tem de iniciar seu trabalho
às 08hrs da manhã, mas ele costuma chegar às 07hr30min da manhã. Como fica o
registro eletrônico de ponto? O empregador terá que pagar hora extra a esse
empregado?
R: Quem define o horário
de início é o empregador, e sendo assim, toda compensação de horas extras deverá
ser informada e autorizada pelo gerente do Departamento. Se o empregado, efetivamente,
inicia sua jornada às 7hr30min, comprovado junto a gerência do Departamento a
real necessidade do funcionário estar realizando aquela marcação mais cedo,
esse é o horário que deve ser registrado no REP e, se for o caso, será
computado como hora extra. Caso na avaliação semanal enviada aos responsáveis dos
Departamentos seja verificado que o funcionário não tinha necessidade em
realizar tal marcação, caberá a este responsável adverti-lo de forma verbal,
escrita, com suspensões ou até mesmo rescisão do contrato de trabalho.
12: Como evitar que funcionários mal
intencionados, realizem marcações excedentes a sua jornada de trabalho se não
tem como monitora-los todo tempo?
R: A
empresa é a única responsável por controlar o horário de trabalho de seus
funcionários, não havendo outra maneira a fazer. É dever dos gerentes ou
diretores orientar a todos que encontra-se previamente proibido o trabalho além
da jornada contratual, sendo que o trabalho além de tal horário deve ser
previamente autorizado pelo gerente do respectivo setor. Em caso de não
cumprimento das normas e reincidências, caberá a este responsável adverti-lo de
forma verbal, escrita, com suspensões ou até mesmo rescisão do contrato de
trabalho.
13: No caso de um empregado trocar o dia da
folga semanal com outro empregado, como deve ser feito o registro de ponto?
R: O registro de ponto
deve refletir a jornada efetivamente trabalhada. Estas trocas deverão ser
previamente informadas ao gestor do DP da Sede, para que posteriormente, possam
ser repassadas ao responsável pelo tratamento de ponto da área.
14: Poderão ser incluídas no REP informações
sobre o horário de trabalho do empregado, férias, afastamentos, etc.?
R: Não. O REP serve
unicamente como meio de marcação de ponto. Informações sobre o horário
contratual do empregado e outras necessárias à apuração da jornada deverão
estar disponíveis no Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
15: A portaria 1.510/2009 franqueia ao
empregado livre acesso ao local de trabalho, independente do horário?
R: Não. O inciso I do
art. 2° prevê que não haja qualquer restrição à marcação de ponto. A portaria
não altera em nada o poder do empregador de controlar o acesso do empregado ao
local de trabalho, nem de fazer cumprir a jornada do trabalhador. O SREP deve
apenas registrar fielmente as jornadas efetivamente praticadas pelos empregados,
ou seja, os horários de início e término de jornada e de intervalos, quando não
pré-assinalados.
16: Os exercentes de cargos de confiança
como diretores, coordenadores, coordenadores, supervisores e gerentes e outros
são liberados do controle de frequência. Mesmo assim eles deverão ser
cadastrados no REP?
R: Não. Os empregados
regularmente enquadrados no artigo 62 da CLT não precisam ser registrados no
REP, pois eles estão fora do alcance de todo o capítulo da CLT, que trata de
jornada de trabalho.
17: Quando adotado o REP, o que o empregador
deverá fazer quando o equipamento não estiver funcionando?
R: A solução para uma
eventual indisponibilidade do REP é de responsabilidade do empregador, mas,
dentre as possíveis alternativas, ele poderá utilizar o controle manual (ANEXO
I). Para reparo do equipamento, o responsável do Departamento terá que entrar
em contato com o TI da Sede e informar o tipo de problema para avaliação de
reparo no local. Caso haja necessidade, o TI irá abrir um chamado para
manutenção junto à empresa do relógio de ponto (DIMEP).
18: Caso a bobina de papel que emite o
comprovante a cada batida termine no momento da marcação e, por este motivo, o
comprovante não seja emitido, qual será o procedimento?
R: Caso o empregado já
tenha efetuado a marcação do ponto e o papel termine durante a impressão, o REP
é bloqueado para novos registros. Ao ser alimentado com papel, o REP imprime o
último registro. Em nenhuma hipótese o REP permitirá a marcação se já estiver
sem papel. Nestes casos, deverá o responsável do Departamento entrar em contato
diretamente com o DP da Sede, onde será acionado um colaborador para reposição
da bobina.
19: A empresa deve imprimir todos os meses
os Relatórios de Espelho de Ponto?
R: A empresa é livre
para escolher o momento da impressão, desde que os relatórios estejam à
disposição da inspeção do trabalho na forma legal. Porém, para um maior
controle, toda semana serão enviados relatórios para verificação dos gestores,
onde assim poderão ser sinalizadas todas as ocorrências daquele período e
repassadas para o responsável pelo tratamento do ponto.
20: O empregador que utiliza o REP é
obrigado a fornecer ao empregado cópia do espelho de ponto? O empregado tem de
assinar esse documento?
R: No caso de sistema de
ponto eletrônico, não há obrigação de fornecimento de cópia do espelho de ponto
ao empregado, tampouco de ele assinar tal documento. Porém, semanalmente serão
enviados os relatórios para avaliação da gerência e validação das ocorrências
do período, para posteriormente serem lançadas no sistema de ponto.
21: O REP poderá emitir um comprovante de
marcação de ponto por dia?
R: Não. É obrigatória a
emissão de um comprovante a cada batida.
F. ADMINISTRADORES
v
Gabriela
Costa – Diretora de RH / Sede – Validação de todas as
informações pertinentes ao sistema de ponto biométrico.
v
Carlos
Alexandre Peixoto – Gerente de TI / Sede – Validação das
informações na área de tecnologia da informação.
v
Claudio
Lima
– Gerente de DP / Sede – Validação das informações na área de Departamento Pessoal.
v
Thiago
Souza – Coordenador de TI / Sede – Elaboração de projetos e
procedimentos na área de ponto eletrônico, suporte em hardware/software e
treinamento gerencial.
v
Jamille
Neves – Assistente Administrativo / AP 5.1 – Tratamento do
ponto eletrônico, cadastramento de colaboradores (foto + crachá), envio de
relatórios de ponto semanais, coleta das marcações de ponto nas unidades.
v
Rafael
Carvalho – Assistente Administrativo / AP 5.2 – Tratamento do
ponto eletrônico, cadastramento de colaboradores (foto + crachá), envio de
relatórios de ponto semanais, coleta das marcações de ponto nas unidades.
v
Jessica
Lima
– Assistente Administrativo / AP 4.0 – Tratamento do ponto eletrônico,
cadastramento de colaboradores (foto + crachá), envio de relatórios de ponto
semanais, coleta das marcações de ponto nas unidades.
v
Ivo
Carvalho – Assistente Administrativo – Cadastramento de
colaboradores (foto), reparo dos equipamentos.
G.
REFERÊNCIAS
http://portal.mte.gov.br/pontoeletronico/perguntas-e-respostas.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm
http://www.soleis.com.br/ebooks/TRABALHISTA-15.htm
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